Critical factors in implementing a PHC system

Implementing an APS is a complex project, made up of different phases, which require specific resources and skills to be carried out with quality. It is therefore necessary to take into account the main critical success factors when implementing an APS system, which will be presented below.Key UserInitially, it is necessary to distinguish between a transactional system and an analytical system. While in the former the operation and results are simple and predictable, in an expert and analytical system such as an APS software, the operation requires a much more significant cognitive and analytical effort, so that a well-chosen key user can make all the difference between the simple basic operation of the software to a much more proactive model of scenario simulation and decision-making based on indicators.In general, it is important to consider the definition of the key user:

• Companies often make the wrong decision to define the person with the most experience and knowledge of the PPCP area as the key user, but in practice this professional already has many other responsibilities and will have neither the focus nor the time needed to operate the system. These people should be involved in the project and are fundamental for defining business rules, but they are not necessarily the ideal key user for the tool;
• An important factor to highlight is the professional's technological predisposition and computer skills. Although prior knowledge of systems development is not necessary, previous experience with the operation and implementation of other software, as well as well-developed logical reasoning, are also conducive to the ideal profile of an APS software user;
• Finally, it's important to recognize some broader skills that can be very useful for making good use of the solution. Negotiation and communication skills, for example, are especially important, given all the interfaces that involve PPCP decisions, such as production, sales, supplies and IT.

Qualidade dos DadosO termo “shit in, shit out” não ficou famoso por acaso. Não adianta negar, a qualidade dos dados de entrada é fundamental para o bom uso de uma ferramenta APS. Ainda mais em uma realidade comum de muitas empresas em que os roteiros de fabricação, quando existem, foram criados unicamente com o intuído de servir ao sistema de custeio.No entanto, também é importante ressaltar que nenhuma empresa dispõe de todos os dados que serão necessários para uma implantação robusta de um sistema APS. Por mais que muitas achem que tem dados completos e confiáveis, quando a primeira simulação mostrar gargalos em um recurso produtivos sem importância, por exemplo, ficará evidente a necessidade de aperfeiçoar os cadastros. Além dos dados básicos, algumas informações que nunca seriam necessárias antes de um sistema de programação, como por exemplo uma matriz de setup de/para, dificilmente estarão disponíveis antes do início do projeto. E isso não é necessariamente um problema, o maior erro é tentar antecipar e estar completamente pronto antes de iniciar o projeto, porque a experiência mostra que ou o projeto vai demorar muito para iniciar ou nunca sairá do papel. Na prática, um projeto de implantação deve prever o espaço necessário para que as principais coletas e revisões de cadastros sejam feitas durante a implantação, sendo feitas de forma priorizada e orientada.Nesse sentido, ao invés de procurar deixar tudo pronto antes de iniciar o projeto, o foco deve ser em garantir um processo robusto de levamento e atualização de dados. Como pode ser garantido que ordens de produção em aberto não ficarão esquecidas no passado? Como a equipe de compras vai atualizar a data da real disponibilidade das matérias primas quando os fornecedores atrasarem as entregas? Com qual frequência serão revistos os índices de performance e os tempos de processo? Essas são as perguntas que o gestor deve se preocupar para garantir a confiabilidade nos dados.Engajamento da EquipeA implantação do APS pode transformar significativamente uma empresa, mas para isso é importante que as diversas áreas da empresa tenha participação efetiva na implantação. O que não funciona é uma decisão top down da direção pela implantação do sistema e a execução sendo feita de forma isolada somente pela área de TI ou de PPCP, por exemplo.Desde o início das primeiras fases de diagnóstico e especificação, é preciso buscar o comprometimento e participação de diferentes áreas da empresa. A equipe de engenharia precisa estar presenta pois será um grande aliado na preparação dos dados que se fizerem necessários para aprimorar os cadastros. O comercial precisa participar pois o processo de promessa de prazo de entrega e acompanhamento dos pedidos pode ser significativamente impactado com o uso de um software de capacidade finita. A área de suprimentos tem um papel importante para garantir o follow up com os fornecedores e a atualização das reais datas de fornecimento de materiais. O TI precisa estar presente pois tem ampla influência sobre a configuração e abrangência que o sistema pode ter no processo integrado de gestão da empresa. Até mesmo a equipe de manutenção deve ser envolvida para explorar as vantagens em integrar o processo de manutenção corretiva e reprogramação rápida ou manutenções preventivas provisionadas corretamente.TI com AutonomiaNão é necessariamente uma regra, mas a experiência mostra que quando uma empresa tem uma boa autonomia em realizar integrações, configurações e modificações nos seus sistemas o projeto de implantação flui com mais naturalidade e pode ser mais finamente integrado com os processos. Preferencialmente, o TI interno da empresa tem autonomia e é bem atuante em relação as necessidade da produção, mas em muitos casos um fornecedor de confiança também pode suprir muito bem as necessidades do projeto.A integração entre o ERP e o APS não precisa ser necessariamente complicada, mas algumas vezes com mais flexibilidade é possível aproveitar oportunidades de aplicações que o modelo tradicional de integração não contemplaria, mas isso pode demandar um esforço maior por parte da equipe de TI.Escolha do software e da consultoriaPor fim, um fator que muitas vezes é menosprezado é a importância de escolher o software correto e a melhor consultoria de implantação. Procurar por atalhos na escolha da tecnologia, seja porque tem um sistema mais básico que poderia ser adquirido sem nenhuma aprovação de orçamento ou porque uma das opções é de um mesmo fornecedor já existente, é um dos motivos pelos quais as empresas passam por muitas frustrações e atrasos na evolução do seu sistema de gestão. Antes de tomar a decisão pela aquisição de qualquer ferramenta, certifique-se que a escolha definida seja suficiente para modelar todas necessidades atuais do PPCP e, ainda mais importante, que seja completo e flexível o suficiente para atender as futuras oportunidades de melhoria que vão surgir após a empresa dar os primeiros passos.Nesse sentido, a escolha da empresa de consultoria para apoiar na implantação do software também é de fundamental importância para o sucesso do projeto. Procure por uma empresa que tenha profissionais reconhecidos e cases de sucesso, de preferência no mesmo segmento do seu negócio. O perfil inovador e o domínio da tecnologia também são fundamentais, e podem fazer a diferença entre um projeto básico que ficou estabilizado e uma solução tecnologicamente atualizada em constante evolução.[noptin-form id=2822]