8 steps to successful change management

A gestão de mudanças é um tópico extremamente importante, sobretudo no cenário atual, quando falamos sobre transformação e inovação na indústria ou qualquer outra organização. Diante de crises e ameaças, torna-se fundamental ter um plano para contornar a ameaça/crise e se adequar a uma nova realidade. Entretanto, é muito comum perceber que muitas empresas não estão preparadas e não sabe como implementar essas mudanças e obter o sucesso a partir de novos objetivos. Sendo assim, John Kotter criou os 8 passos para a implementação de uma gestão de mudanças eficaz dentro das organizações, e nesse artigo iremos discorrer esses passos e entender, a partir de exemplos, como você pode aplicar esses passos na sua indústria. São os 8 passos:1. Estabelecimento de um senso de urgênciaEstabelecer um senso de urgência não é nada fácil, pois ele não se dá de maneira pontual, é baseado em um processo muito ligado às lideranças da organização. Em diversos casos todos sabem qual é o problema, e o caminho que se precisa seguir para solucionar, mas o que falta muitas vezes é a iniciativa de alguém puxar essa mudança. Seja uma urgência por um fator externo, ou não, percebemos que é comum o principal oponente ao processo ser a conformidade, o pensamento de que não se precisa mudar porque hoje está dando certo. Eis que o cenário que se apresenta hoje não é necessariamente o cenário que irá se apresentar amanhã, e como as coisas não acontecem do dia para a noite, entender que é preciso mudar, se modernizar e a urgência dessa mudança é fundamental. Um ponto interessante de se observar é que algumas empresas contratam especialistas para, além de avaliar devidamente as reais necessidades de mudança, ajudarem a trazer o senso de urgência, pois assim não é algo que só está sendo visto internamente, já que terceiros estão também enxergando e nos alertando.2. Criar uma coalizãoUma vez estabelecido esse senso de urgência, o segundo passo é criar um time que irá puxar essas mudanças, e seu tamanho pode variar de um grupo pequeno a um grupo com mais de 30 pessoas dependendo do porte da empresa. Basicamente, nesse ponto estamos falando tanto do aspecto de liderança, quanto do aspecto de compartilhamento e disseminação da ideia de que se necessita mudar. Então, por exemplo em uma indústria, não adianta a produção ter uma iniciativa, se as outras áreas não compartilharem desse desejo de mudança e serem adeptas. Nesse sentido, o que funciona muito bem é trabalhar com algumas estruturas matriciais, em que nós temos as funções em um eixo, e outras áreas, como excelência operacional, trabalhando de maneira cruzada. Isso faz com que a gente tenha um grupo de pessoas mais voltado a difundir essas mudanças cruzando as diversas áreas dentro da indústria.3. Definir uma visãoEntão, a partir do momento que nós já temos um senso de urgência estabelecido, bem como a coalizão, ou seja, o grupo de pessoas que vai puxar essas mudanças, é hora de definir uma visão. Essa visão precisa ser algo simples, algo que em poucos minutos todos consigam entender e ficar engajados para que se possa estabelecer essa mudança. Nesse ponto, a gente vê muitas empresas em alguns momentos trabalhando muito em um foco de projeto e meta, fazendo micro gerenciamentos, e se descoordenando da visão/objetivo macro e gerando um despreparo para essas mudanças por estarem focados em pontos mais específicos. Então, nesse passo é importante nos desvencilharmos da cartilha e observarmos os passos necessários ao cumprimento do objetivo final.4. Comunicar a visãoNesse passo falamos basicamente sobre ter como objetivo levar essa informação/visão para o máximo de pessoas possível para que todos tenham ciência do objetivo e possam ajudar a promover essa mudança. Alguns exemplos que percebemos dentro dos nossos projetos, e que foram cruciais para o sucesso dos mesmos, é que os responsáveis pelo projeto em nível executivo, nos principais momentos, estavam lá para comunicar porque o projeto estava começando, qual era a ação que estava sendo direcionada, e qual era a sua importância para o setor/organização. O mesmo se torna importante quando o projeto de uma área específica também afeta outra área, sendo necessário assim que se estabeleça essa comunicação de maneira sólida e bastante clara para que haja um engajamento bom e ambas áreas comprem a importância do projeto para o todo. Um ponto interessante a ser ressaltado é que a comunicação não se baseia apenas em falas, palestras e informativos, essa comunicação também é feita através de ações, dando o exemplo.5. Remover obstáculosO quinto passo é eliminar resistências. Nesse processo certamente você irá encontrar algumas resistências, algumas originadas por uma questão de conhecimento e outras por objetivos conflitantes. Como já dito anteriormente, nosso principal ponto de atenção é a comodidade e a inércia de deixar como está, afinal, durante a rotina a gente vai dando um jeito e se vira. A maneira mais suave de eliminar essas barreiras é com capacitação, a partir de treinamentos e de compartilhamento de conhecimento. Ou seja, a comunicação é a principal ferramenta para a eliminação de muitas barreiras, apesar de muitas vezes acabar por não ser suficiente, uma vez que essas mudanças podem causar grandes impactos para áreas adjacentes e desta forma é necessário um trabalho mais minucioso para entender como contorná-las, e muitas vezes será necessário ter um apoio direto das lideranças.6. Criar conquistas de curto prazoEsse sexto passo consiste na criação de um planejamento contínuo de pequenas conquistas, e desta forma nós conseguimos manter aquela urgência em mudar lá do primeiro passo em pequenas etapas e de maneira contínua. Ou seja, se houverem diversos ganhos ao longo do processo, a equipe não fica esperando muito tempo para ver o resultado e isso diminui a probabilidade de desmotivação. Trazendo para um lado mais de implementação de software e novas tecnologias na indústria, por mais que os projetos sejam grandes, e precisem seguir metodologias mais clássicas de gestão de projetos, quanto mais a gente conseguir trazer noções de metodologias ágeis e envolver as pessoas das áreas impactadas em testes e simulações, melhor.7. Consolidar as conquistas e ritmo de mudançasO penúltimo ponto é consolidar os ganhos e não perder o ritmo. Então aqui, basicamente, o objetivo é a gente garantir que aquelas conquistas que nós tivemos até então não se percam e sejam otimizadas com o tempo. O crucial nesse ponto é se trabalhar com indicadores sólidos e bem controlados, e continuamente monitorar para entender que essas ações não fazem parte de um projeto único com início, meio e fim, elas são parte de um processo contínuo de otimização. Algo bastante nítido em processos de implantação de softwares é que, depois de um tempo, em alguns casos as equipes se desmembraram, ou há mudança de foco, e isso pode gerar uma desmobilização, algo que desejamos evitar, e para isso, essas equipes precisam enxergar que as mudanças são contínuas e os resultados vêm mais a médio e longo prazo, e para isso, a motivação precisa se manter estável e ser retroalimentável.8. Incorporar a mudança na cultura organizacionalO oitavo ponto é justamente a ideia de a gente incorporar essa mudança na cultura da organização. Então as empresas incorporarem a noção de que precisam estar em constante mudança e atualização dentro da sua cultura organizacional. Essa incorporação vai desde um trabalho de lições aprendidas e de comunicar como essas ações ocorreram, até a maneira como essas mudanças estão sendo aplicadas na realidade do cotidiano da empresa. Além disso, também é importante refletir sobre questões de sucessão, tanto de executivos quanto das áreas que tocam os projetos para que essas mudanças e nova mentalidade sejam transmitidas de maneira natural e sólida para que não haja uma descontinuidade. Vemos que a mudança está instaurada na cultura organizacional quando ela não depende mais de uma pessoa especificamente.Assista ao conteúdo completo:[embed]https://youtu.be/9RWQToZd0Ds[/embed][noptin-form id=2822]